Cara membuat sertifikat otomatis menggunakan Google Form cukup menarik untuk diketahui. Karena bagaimana pun juga, tutorial ini dapat mempermudah seseorang dalam membuat sertifikat dengan cepat dan praktis.
Seperti yang kamu ketahui jika saat ini banyak hal bisa dikerjakan secara digital, termasuk membuat sertifikat online atau e-sertifikat. Sertifikat semacam ini biasanya diberikan pada orang yang sudah mengikuti sebuah pelatihan atau webinar.
Meski tampaknya sepele, namun di beberapa bidang pekerjaan sertifikat semacam ini dapat menjadi bahan pertimbangan. Lantas, bagaimana cara seseorang dapat membuat e-sertifikat menggunakan Google Form? Simak caranya di bawah ini:
Cara membuat sertifikat otomatis menggunakan Google Form
Cara ini tidak murni sepenuhnya menggunakan Google Form. Dibutuhkan beberapa aplikasi cloud computing seperti Google Slides sebagai media desain dan cetak sertifikat, Google Form sebagai pengumpul data calon penerima sertifikat yang nantinya akan di tempel, Spreadsheet sebagai media singkronisasi massal antara Google Form ke Google Slides, dan add-ons Autocrat alat bantu berupa perintah yang memudahkan pembuatan sertifikat di dalam Spreadsheet.
Terdapat beberapa tahapan yang cukup panjang untuk membuat sertifikat online menggunakan produk Google, berikut langkah-langkah yang bisa kamu lakukan:
1. Punya akun Google (Login akun Google)
Langkah awal yang perlu kamu lakukan adalah membuat akun Google yang berguna untuk menggunakan seluruh produk Google agar dapat membuat sertifikasi secara online, terutama menggunakan Google Form.
Buat sebuah form menggunakan Google Form sebagai sarana pengisian data-data calon penerima sertifikat. Caranya adalah dengan masuk ke Google Drive > klik bagian foto profil > pilih menu Google Form > pilih Blank form.
Buat bagan penting seperti isian nama, tempat tanggal lahir, alamat rumah, alamat email, dll. Supaya di sertifikat nampak jelas informasi calon penerima sertifikat.
Ketika sudah selesai membuat Google Form, maka selanjutnya perlu membuat Spreadsheet untuk mengumpulkan data pengisi formulir. Caranya adalah dengan klik menu “Responses” > klik tombol “Create Spreadsheet” > buat judul file tersebut dan klik tombol “Create”.
2. Menambahkan Add-ons Autocrat dan desain sertifikat
Jika file Spreadsheet sudah berhasil dibuat, langkah selanjutnya adalah menginstal add-ons bernama Autocrat. Kamu bisa menemukan add-ons ini dengan cara mengetiknya di kolom “Search Apps” dengan kata kunci Autocrat.
Bila sudah menemukannya, silakan klik tombol instal dan tunggu hingga proses instalasinya selesai. Terdapat opsi yang bisa kamu pilih jika gagal, yaitu dengan melakukan instalasi melalui situs resminya di: https://cloudlab.newvisions.org/autocrat.
Setelah add-ons Autocrat sudah berhasil terinstal, lakukan desain sertifikat menggunakan produk dari Google lainnya yaitu Google Slide. Membuat desain sertifikat dengan Google Slide tidak perlu punya kemampuan editing, cukup memilih template sertifikat yang pas dan apply.
Salah satu hal yang penting kamu ingat adalah desain pada bagian nama lengkap yang nantinya akan ter-generate secara otomatis dari Spreadsheet.
Selain itu, untuk desain sertifikatnya tidak perlu ketik masing-masing nama calon penerima, melainkan menggunakan tag perintah <Nama_Lengkap> seperti contoh gambar di atas.
Selanjutnya adalah proses singkronisasi isian form sertifikat ke Spreadsheet agar otomatis. Caranya adalah dengan buka Spreadsheet > lalu klik menu Add-ons > pilih Autocrat > Launch.
Ketika halaman Autocrat sudah terbuka, silakan klik tombol “New Job” dan isi kolom “Job Name” layaknya memberi nama sebuah file atau folder.
Proses pembuatan sertifikat online di Google Slides
Proses ini masih lanjutan dari proses yang tadi, klik “Next” dan pilih template sertifikat yang sudah kamu sesuaikan di Google Slides > Klik tombol “Form Drive” pada kolom Choose Template dan pilih file template yang tersimpan pada Google Drives.
Lakukan mapping data dengan template sertifikat dengan menggunakan “maps to column” dan pilih kolom yang mengandung nama lengkap calon penerima sertifikat kemudian klik tombol Next.
Pada bagian File Settings, tulis nama file diikuti dengan tag <Nama_Lengkap> dan pilih type filenya menjadi PDF.
Langkah selanjutnya adalah pilih folder penyimpanan untuk menyimpan e-sertifikat yang akan kamu buat dan bagikan nantinya. Untuk menentukan penyimpanan silahkan klik menu “Choose Folder”.
Kemudian muncul “Add dynamic folder reference” dan “set merge condition” klik Next dan pilih Yes ketika berada pada bagian Share Docs & Send Emails. Cara itu bisa kamu gunakan untuk langsung mengirim ke penerima sertifikat. Jika tidak, silakan pilih No dan kemudian klik Next.
Jika melihat tulisan “Add/Removes job triggers”, maka silakan klik tombol save atau simpan agar dapat muncul tampilan seperti gambar yang ada di bawah ini:
Dan terakhir, klik tombol “Play” untuk mencetak sertifikat secara otomatis dan hasilnya bisa kamu lihat seperti gambar berikut ini:
Akhirnya selesai juga tutorial cara membuat sertifikat otomatis menggunakan Google Form, Autocrat, Spreadsheet dan Google Slides. Terus nantikan artikel dari Tutorly selanjutnya dan semoga bermanfaat!
